Informatizzare l’impresa dell’Ottico

9. Le tecnologie per il business

La gestione della conoscenza, l’incremento della velocità decisionale, lo sviluppo della qualità, l’innovazione, la personalizzazione dell’offerta, sono tutti concetti basilari del marketing che non possono essere perseguiti senza il supporto delle tecnologie informatiche per l’azienda. Database, DSS, gestionali (magazzino e marketing), sicurezza, e-business, ecco come informatizzare la vostra impresa.

La terza parte di questo mini-corso on-line è dedicata all’informatizzazione dell’impresa dell’Ottica. La tecnologia informatica non rappresenta infatti soltanto lo strumento per portare all’eccellenza le vostre competenze professionali, ma anche la base su cui incrementare e ottimizzare tutte le vostre risorse imprenditoriali e non ultime quelle relative al marketing.

L’obiettivo di questo articolo è pertanto dimostrare l’importanza delle tecnologie informatiche per il vostro business, attraverso la descrizione delle soluzioni tecnologiche e di tutte quelle potenzialità che vi permetteranno di incrementare l’efficacia e l’efficienza delle vostre azioni.

Il processo di informatizzazione parte dalla ricerca di soluzioni per le necessità quotidiane della vostra azienda: l’analisi e il controllo critico, la gestione del rischio, lo sviluppo del prodotto e così via fino ad una gestione globale e centralizzata della conoscenza e della comunicazione. Un passo importante che avviene quando voi imprenditori arrivate a riconoscere nella soluzione informatica proposta un vantaggio che può velocizzare e semplificare il vostro operato. Questo vantaggio però è spesso accompagnato da difficoltà oggettive che complicano la relazione uomo – macchina, cioè la vostra interazione col computer. La complessità di alcuni software, la difficoltà nel relazionarsi con essi e quindi nell’entrare in sintonia con le loro logiche, e non ultimi possibili errori di programmazione, portano spesso al rifiuto di tutte le potenzialità dell’informatizzazione.

Una eventualità ovviamente da rigettare, a cui rispondere piuttosto con periodi di formazione ad hoc, come quelli rappresentati da questo corso. La formazione informatica effettivamente dovrebbe essere costante e parallela all’evoluzione delle soluzioni software, capace quindi di stare al passo coi tempi e finalizzata all’incremento delle reti di competenze (la vostra professionalità in relazione con quella di tutte le altre persone impiegate nell’azienda). E non parliamo solo di formazione specifica sulla tecnologia, ma soprattutto di come la tecnologia informatica di nuova generazione riesce ad aiutare i piccoli imprenditori ad elevare le proprie conoscenze ed il proprio saper fare nella professione da gestire.

L’informatizzazione della vostra impresa vi aiuterà prima di tutto a gestire la conoscenza, a razionalizzarla e di conseguenza a metterla in comune con tutti i vostri colleghi. Ma il percorso per arrivare fin qui è piuttosto lungo perciò prima incominciate prima ci arriverete.

Prima di tutto un elenco delle potenzialità che potrete sviluppare attraverso le tecnologie dell’informazione:

• utilizzo corretto e ottimale dell’informazione e della conoscenza;

• incremento della qualità, dell’efficienza e dell’efficacia;

• reengineering nella vendita (inteso come nuova razionalizzazione dei processi di sales marketing);

• incremento della rapidità nel rapporto con la clientela;

• sviluppo del processo decisionale a fronte di elaborazione di dati sui propri clienti;

• innovazione del modello di business grazie alla multicanalità della comunicazione con la clientela.

Nello specifico del marketing inoltre potrete:

• incrementare lo share del business su ogni consumatore;

• proteggere e aumentare i margini di contribuzione;

• creare/soddisfare nuovi mercati;

• sviluppare nuovi prodotti/servizi personalizzati per ogni consumatore;

• scoprire le abitudini dei consumatori attuali e identificarne di nuovi;

• feedback e interazione con i consumatori;

• identificare nuovi bisogni dei consumatori;

• ‘tracciabilità del consumatore’ nel suo comportamento di acquisto;

• giustificare le spese con un chiaro ROI (indice di redditività sull’investimento effettuato) ed indici di efficienza sui costi;

Insomma vantaggi notevoli che non a caso hanno cambiato o stanno cambiando il modello competitivo verso il nuovo concetto di mercato customer-driven. (il vero orientato al consumatore).

La gestione integrata di questi vantaggi dà forma ad una nuova dinamica competitiva basata sull’integrazione di:

• gestione dell’informazione

• comunicazione interattiva

• ‘produzione’ personalizzata

Particolare attenzione a quest’ultimo punto. Avrete sicuramente sentito parlare, anche nei numeri precedenti di questo mini-corso, di personalizzazione dell’offerta, di comunicazione one-to-one e così via. Bene, senza una accurata e ottimale informatizzazione delle vostre attività, non riuscirete mai a raggiungere questi obiettivi di marketing.

In questo semplice modello abbiamo sintetizzato ciò che dovreste riuscire a fare attraverso l’informatizzazione. Per avere indicazioni operative al riguardo dovrete però aspettare i prossimi articoli.

Procediamo intanto parlando di sicurezza. L’informatizzazione comporta infatti dei rischi che possono essere sintetizzati in pochi concetti chiave: virus, hacker, crash di sistema.

Le vie principali di infezione dei virus sono i file che ricevete dall’esterno, attraverso gli allegati di posta elettronica, i floppy disk, i CD e i programmi scaricati via internet. Problemi facilmente risolvibili, che sicuramente già aggirate con i normali programmi anti-virus.

Meno noti forse sono i buchi e i punti deboli del sistema operativo. Esistono dei varchi che i virus e gli hacker possono sfruttare per entrare nel vostro computer o nella vostra rete. La prima soluzione in questo caso è semplicemente quella di aggiornare il vostro sistema, scaricando da internet gli aggiornamenti rilasciati gratuitamente. Ad esempio Windows XP è in grado di scaricare questi file automaticamente e quindi in un certo senso di auto-ripararsi.

E’ importante sapere che una volta infettato il computer, il virus inizia a riprodursi e a propagarsi attraverso la rete locale. Pertanto se uno dei vostri terminali viene infettato, può mettere a rischio l’intera rete del vostro multi-negozio.

Un buon sistema per prevenire le intrusioni degli hacker è rappresentato dai firewall. Non sono altro che programmi che vigilano in modo che le porte virtuali del vostro sistema restino chiuse rendendo di fatto il computer inaccessibile (fra gli altri, ve ne segnaliamo due: www.agnitum.com e www.kerio.com).

Una volta assicurata la sicurezza del vostro terminale e della vostra rete locale (LAN), potrete incominciare il processo di informatizzazione gestionale del vostro multi-negozio.
Il taglio di questo corso ci impone di orientare le nostre trattazioni verso il cosiddetto SIM (sistema informativo di marketing) ma sappiate che può essere declinato in varie modalità, a cominciare da quella tecnica-professionale, finalizzata alla costruzione delle varie soluzioni visive.

I Sistemi Informativi di Marketing hanno una funzione prettamente gestionale (vogliono aiutarvi a gestire meglio gli aspetti del vostro business, dal magazzino alla comunicazione), sono basati su banche dati evolute (capaci di gestire più settori, dalla scheda cliente alla scheda prodotto), e sono orientati alla razionalizzazione della conoscenza a tutti i livelli.

I Sistemi Informativi di Marketing sono insomma dei supporti al vostro business; in gergo venivano definiti DSS nelle grandi imprese, cioè Sistemi di Supporto alle Decisioni. Possono comunque essere integrati con i software finalizzati allo sviluppo dei prodotti tecnici e spesso con questi vanno a formare un sistema organico capace di coprire bene o male tutti gli aspetti del vostro lavoro.

L’aspetto più importante per un uomo di marketing che un SIM riesce ad eseguire è chiaramente legato al profilo cliente. Negli articoli precedenti vi abbiamo invitato più volte a studiare, conoscere, definire le caratteristiche dei vostri clienti, unendo le conoscenze che svilupperete dall’interazione personale sul front-line e quelle che deriveranno dalla registrazione degli acquisti effettuati nel tempo. Queste conoscenze dovranno però essere standardizzate e registrate in un database con estrema precisione, per poter permettere una analisi dei dati puntuale e precisa. I Sistemi Informativi di Marketing vi forniscono delle schede dove registrare tutto questo, integrando tutte le informazioni che potranno rivelarsi utili in un prossimo futuro, attraverso l’analisi del singolo cliente, o attraverso l’analisi aggregata di tutto il parco clienti.
 

Ecco quindi come monitorare le abitudini d’acquisto dei vostri clienti, elaborare le anagrafiche per eventuali azioni promozionali (soprattutto di marketing mailing), individuare quali prodotti piacciono di più, ad esempio, a determinate fasce di età, e così via. E’ questo il punto di partenza per arrivare a personalizzare la vostra offerta commerciale, in base agli effettivi bisogni dei clienti.

La gestione strategica della conoscenza, attraverso i software gestionali, può aiutarvi inoltre con l’amministrazione, il magazzino (soprattutto per i multi-negozio), il laboratorio, l’agenda e così via, fino a coprire tutte le esigenze del Centro Ottico. Provare per credere. L’informatizzazione del Centro Ottico è necessariamente la conditio sine qua non per una attività di successo, efficiente e puntuale. E più imparerete a sfruttare le potenzialità di questi software, più risparmierete tempo e soldi.